Thomas Dziuba, Geschäftsführer der BG Kliniken Einkauf und Logistik GmbH. Foto: BGK
Vor knapp drei Jahren – mitten in der Coronapandemie, vor dem Krieg in der Ukraine - haben die BG Kliniken die Konzerngesellschaft „BG Kliniken Einkauf und Logistik“ (BGKEL) ins Leben gerufen. Wie ist Ihre Bilanz nach drei krisenreichen Jahren?
Die BGKEL gibt es seit zweieinhalb Jahren und sie hat sich in dieser kurzen Zeit als Dienstleister für den strategischen Einkauf der BG Kliniken wirklich sehr gut entwickelt. Wir haben ein ausgezeichnetes Team und schaffen einen echten Mehrwert für unsere Standorte.
In der Tat waren die vergangenen Jahre mitunter herausfordernd. Da ging es uns nicht anders als den Einkaufsabteilungen anderer Krankenhäuser oder Krankenhausgruppen. Gerade die Versorgung mit Schutzausstattung war oft schwierig und administrativ sehr aufwändig. Auch die Preisanpassungen vieler Lieferanten haben große Kapazitäten gebunden.
Im Bereich der Energiebeschaffung waren wir von den erheblichen Preisanstiegen der letzten Jahre dagegen etwas weniger betroffen als andere, weil wir frühzeitig notwendige Mengen an Strom und Erdgas preislich fixieren konnten. Diese Preisbindung ist aber natürlich endlich.
Haben Krankenhäuser der Berufsgenossenschaften und Unfallkassen andere Bedarfe in Sachen Einkauf als andere Kliniken?
Durch unseren besonderen medizinischen Fokus haben wir hinsichtlich einzelner Produkte oder Warengruppen sicherlich andere Mengenbedarfe. Auch mit Blick auf die Qualitätsanforderungen sind wir vielleicht anspruchsvoller und gleichzeitig offen für Innovationen. Ansonsten unterscheidet sich unser Produktportfolio aber nicht wesentlich von anderen Krankenhäusern.
Hat sich die Entwicklung der Sachkosten entspannt?
Für einige Warengruppen wie persönliche Schutzausrüstung (PSA) hat sich eine gewisse Entspannung eingestellt. Für andere Warengruppen trifft das weniger zu. Wir stellen jedoch mehr und mehr fest, dass sich einige Lieferanten nur noch auf kürzere Vertragslaufzeiten einlassen wollen. Das ist in Teilen auch nachvollziehbar, jedoch erhöht es den administrativen Aufwand deutlich, weil sich die Ausschreibungszyklen tendenziell verkürzen und die Planbarkeit für die Kliniken reduziert.
Wo kann ein Krankenhaus ansetzen, um Kosten zu senken?
Das ist eine gute Frage. Zunächst kann das durch eine Harmonisierung des Produkteinsatzes und durch mehr Verbindlichkeit gegenüber den Lieferanten gelingen. Aber auch das gelangt schnell an seine Grenzen. Ich denke, die zentralen Voraussetzungen für ein gutes Kostenmanagement sind eine enge Zusammenarbeit des Einkaufs mit den klinischen Anwendern, eine tiefe Kenntnis der Produkte, der Märkte und der internen Versorgungsprozesse, eine valide Datengrundlage und sehr gut strukturierte und digitalisierte Einkaufsprozesse. Um Einsparmöglichkeiten ermitteln zu können, braucht man vernünftige Kennzahlen. Ohne die geht es nicht. Weiterhin bin ich der Meinung, dass im Einkauf von Dienstleistungen durchaus noch Einsparpotenziale liegen können.
Auch im Bereich Einkauf ist derzeit viel von „Agilität“ die Rede, was bedeutet das für den Einkauf?
Agilität im Einkauf bedeutet, dass dieser sich schnell auf veränderte Rahmenbedingungen und Anforderungen einstellen kann. Das gelingt nur, wenn der Draht zu den klinischen Anwendern kurz ist, wir unseren strategischen Einkäuferinnen und Einkäufern Freiraum für agiles Handeln bei ihren Beschaffungsprojekten lassen, alle Beteiligten frühzeitig eingebunden werden und wir die Lieferanten und deren Produkte gut kennen. Aber Agilität war auch früher schon ein wichtiges Kriterium für erfolgreichen Einkauf. Das ist nichts völlig Neues.
Oft wurde dem Gesundheitswesen, auch den Kliniken, mangelnde Aufgeschlossenheit gegenüber der Digitalisierung vorgeworfen. Wie weit ist die digitale Transformation im Klinik-Einkauf? Wo liegen hier die Chancen?
Ich bin nicht sicher, ob eine vermeintlich mangelnde Aufgeschlossenheit gegenüber Digitalisierungsthemen im Gesundheitswesen sich in der Vergangenheit nicht eher durch ungeklärte Finanzierungsfragen begründete. Aber diesen Rahmen hat das Krankenhauszukunftsgesetz ja nun gesetzt.
Den BG Kliniken fehlt es in jedem Fall nicht an Aufgeschlossenheit gegenüber Digitalisierungsthemen. Im Gegenteil. Und ich meine, das gilt auch für die allermeisten anderen Krankenhäuser in Deutschland, trotz aller Schwierigkeiten bei der Umsetzung.
Wir befinden uns bei der BGKEL mitten in einer digitalen Transformation. Das ist für unseren relativ jungen Konzern noch einmal besonders anspruchsvoll, weil die Materialwirtschaftssysteme der einzelnen Standorte derzeit noch recht unterschiedlich sind. Trotzdem sehen wir in der Digitalisierung enorme Potenziale, da manuelle Tätigkeiten noch weiter reduziert werden können, sich die Datenvalidität und die Auswertbarkeit deutlich erhöhen wird und sich interne Kennzahlen in Kombination mit Daten anderer Systeme einfacher und schneller genieren lassen, was wiederum erforderlich ist für einen erfolgreichen Einkauf.
Wie kann das Beschaffungsmanagement in Zeiten großer geopolitischer Konflikte und Krisen erfolgreich sein?
Wir müssen die Lieferketten beziehungsweise Wertschöpfungsketten und auch den Gesamtmarkt stärker im Blick haben. Das geht aber nicht allein. Hierfür braucht es gute Partner. Mit der Sana Einkauf und Logistik GmbH (SEL) haben wir einen solchen.
Auch sind wir gut beraten, zukünftig die Lagerbestände und die Lieferfähigkeiten noch besser zu kontrollieren. Wir müssen zudem darüber nachdenken, ob nicht über einzelne Diversifizierungsstrategien mehr Versorgungssicherheit geschaffen werden kann. Ich prognostiziere, dass es hier unterschiedliche Beschaffungsstrategien bei den einzelnen Warengruppen geben wird, um für zukünftige Herausforderungen gerüstet zu sein. Allein mit einer Ausweitung der Lagerbestände ist es bestimmt nicht getan.
Ist werteorientierte Beschaffung eine Bürde für den Einkauf oder eine Chance?
Die Idee des Value-Based-Procurement (VBP) ist absolut sinnvoll. Das erfordert in der Organisation jedoch eine intensive Auseinandersetzung mit Produkten und Prozessen. Von den Lieferanten erfordert es eine valide Beschreibung des Produkt-„Values“ sowie dessen Mess- und Vergleichbarkeit, andernfalls wird es schwierig, VBP bei Ausschreibungen überhaupt umzusetzen.
Welche Rolle spielt das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz für Ihre Organisation?
Das LkSG bringt einiges an bürokratischem Aufwand mit sich, aber die konsequente Einhaltung von Menschenrechten und Nachhaltigkeitskriterien ist den BG Kliniken sehr wichtig. Ich bin ganz froh, dass es mittlerweile Tools gibt, die das Lieferantenscreening erleichtern. Vielleicht wird die Verpflichtung zur Einhaltung dieser Standards zukünftig über Handelsabkommen gelöst, damit sich die Krankenhäuser und Unternehmen nicht alle mit denselben Fragen beschäftigen müssen.
Das Gespräch führte Katrin Rüter
Thomas Dziuba, Geschäftsführer der BG Kliniken Einkauf und Logistik GmbH. Foto: BG-Kliniken