„Dein KRH“ – ein Meilenstein der Digitalisierung

Aktive Patientenbeteiligung und Effizienz im Krankenhaus voranbringen – das ist der Sinn und Zweck eines modernen Patientenportals. Mit „Dein KRH“ ist das Klinikum Region Hannover Vorreiter in der digitalisierten Patientenkommunikation. Damit macht das Klinikum einen entscheidenden Schritt zur Digitalisierung seines Leitungsangebots. Seit Beginn des Jahres ist das Patientenportal an allen somatischen Standorten und an allen Tageskliniken des KRH etabliert.

Terminmanagement und OP-Vorbereitung

Termine anfragen und buchen, Informationen und Videos zu Operationen und Behandlungen abrufen und Online-Unterschrift auf Verträgen und Aufklärungsbögen abgeben – das alles funktioniert in Zukunft per Mausklick oder auf dem Smartphone. „Das Projekt ist ein Meilenstein der Digitalisierung des KRH“, betont Barbara Schulte: „Wir bieten mit ‚Dein KRH‘ eine zeitgemäße, moderne Möglichkeit zur mobilen, rund um die Uhr verfügbaren Kommunikation und bieten unseren Patientinnen und Patienten damit einen echten Mehrwert und eine deutliche Erleichterung bei der Organisation und Vorbereitung Ihres Aufenthalts bei uns“, so die KRH-Geschäftsführerin Finanzen und Infrastruktur weiter. 

Die Patientinnen und Patienten können sich über das Portal auf die Operation vorbereiten, sich am Rechner oder in der App über Info-Materialien und Videos informieren, Termine vereinbaren, Verträge einsehen, ausfüllen und Verfügungen übermitteln. Die Planung der Therapie sowie die Speiseplanung während des Aufenthalts ist künftig über die App möglich.

Patienten können in der App Tagebuch über den Aufenthalt führen.  In diesem Jahr werden Check-In Terminals eingeführt mit einer Schnittstelle zum Portal. In Zukunft können Patienten beim vereinbarten Termin wie am Flughafenterminal über einen QR-Code einchecken. Den Weg dorthin können sie künftig auch über die Funktion einer Indoor-Navigation finden.

Manuell können Patienten schon jetzt Vitalwerte eintragen. In Zukunft sollen hierfür auch Wearables wie Smartwatches verknüpfbar sein.

Ist an alles gedacht, wenn eine OP ansteht? Im Patientenportal sind in den einzelnen Fachbereichen Checklisten angelegt, die unnötige Verzögerungen vermeiden helfen. Oft wird zum Beispiel die Überweisung vergessen. „Der Patient kann auch schon im Vorfeld seiner Behandlung Befunde in das Patientenportal hochladen. Diese werden dann automatisch in unser Krankenhaussystem übertragen, sobald der Patient administrativ aufgenommen ist“, sagt Thorid Gehrmann, Projektleiterin des Patientenportals und Abteilungsleitung Produkt- und Innovationsmanagement für Digitalisierung im Zentralbereich Informationstechnologie im KRH. Mit einem individuellen Log-in sind diese Daten sicher. Im Vorfeld, während der Behandlung und danach sind Informationen, Verträge und Ergebnisse verfügbar.

Das KRH hat als einer der ersten kommunalen Klinikverbünde auf die großen Herausforderungen für Deutschlands Krankenhäuser - Investitionsstau, Fachkräftemangel, Reformdruck durch den Gesetzgeber - mit einer umfassenden strategischen Neuausrichtung reagiert. Mit der „Medizinstrategie 2030“ sollen mit einem breit gefächerten, abgestuften Versorgungsangebot Ressourcen für bestimmte Leistungen und Behandlungsschwerpunkte an einzelnen Standorten konzentriert werden. Gleichzeitig wurde das komplexe Projekt zur Installation eines Patientenportals in Angriff genommen. „Die Umstrukturierungen im Rahmen der Medizinstrategie 2023 haben das Projekt ´Dein KRH` sogar gefördert“, so Zorica Zetaic, Abteilungsleiterin Patienten Administration im Zentralbereich Medizincontrolling.  „Als Teil unserer Digitalisierungsstrategie leistet ‚Dein KRH‘ einen entscheidenden Beitrag zur Medizinstrategie 2030 und damit zur Modernisierung und Stärkung der stationären Versorgung innerhalb der Region Hannover“ unterstreicht Barbara Schulte.

Das Portal ist ein großer Schritt hin zum mündigen Patienten: Der soll seine Versorgung im KRH verfolgen und mitbestimmen können. Auch für die Klinikmitarbeiter, Ärzte und Pflegekräfte, ist das Patientenportal ein echter Gewinn: Der bürokratische Aufwand bei der Patientenaufnahme ist deutlich geringer: „Eine echte Entlastung von Anfang an“, sagt Zorica Zetaic.

Das Patientenportal ist ein wesentlicher Baustein des Krankenhauszukunftsgesetzes des ehemaligen Bundesgesundheitsministers Jens Spahn (CDU), der, verbunden mit entsprechenden Investitionsförderungen aus dem Krankenhauszukunftsfonds, die Digitalisierung der deutschen Krankenhäuser voranbringen wollte.

Auch aufgrund der zunächst bis Ende 2024 limitierten KHZG-Förderung der Digitalisierungsprojekte sollten alle zehn KRH-Standorte bis Ende 2024 ins Portal eingebunden sein. Als Pilotprojekt wurde das Patientenportal Anfang November 2023 am KRH-Klinikum in Neustadt am Rübenberge gestartet. Inzwischen ist „Dein KRH“ für alle somatischen KRH-Häuser verfügbar. Nur einzelne Fachkliniken, etwa die Geriatrie, sind noch nicht in das Patientenportal eingebunden. „Die meisten Patienten kommen hier zuerst über Zuweiser. Die werden wir erst im Laufe dieses Jahres einbinden“, so Thorid Gehrmann. Bis Ende 2026 wollen wir 20 % der Patienten über „Dein KRH“ erreichen, sagt Zorica Zetaic.

„Maximale Interoperabiltät“

Im Herbst 2022 kam das Projekt zur Ausschreibung. Den Zuschlag bekam m.doc smart: „Dein KRH“ wird auf der m.Doc Smart Health Plattform betrieben. Der Dienstleister wirbt mit „maximaler Interoperabilität“ der von ihm konzipierten Patientenportale. Die Schnittstellen zu den wichtigsten KIS-Systemen sind abgedeckt.

Dennoch gibt es, wie bei vielen Digitalisierungsprojekten, auch bei der Installation des Patientenportals das eine oder andere Schnittstellenproblem. Das Portal selbst ist zwar unabhängig vom KIS-System, dennoch gab es mit den Schnittstellen der Portal-Software Kompatibilitätsprobleme. „Wir sind ein SAP/i.s.h.med-Haus“ erklärt Gehrmann: „Das KRH-Klinikum arbeitet ohne Planfälle, das heißt, die Patienten sind mit einer vorläufigen Patienten ID hinterlegt und bekommen bei den administrativen Aufnahmen einen Fall. In dem Moment, wo der Fall generiert wird, werden alle von Patienten hochgeladenen Dokumente ins KIS übertragen.“

Die Aufnahmeprozesse waren im KRH-Klinikum als Projekt des Prozess- und Qualitätsmanagements schon vor der Ausschreibung des Projektes „Patientenportal“ optimiert worden. Die Plantafeln der Standorte waren bereits durch die damalige Projektleitung Michaela Klebb aus der IT standardisiert und einheitlich gestaltet. Für die Terminanfragen wurde ein standardisiertes Kontaktformular erstellt. „Wir waren schon sehr gut aufgestellt in den Prozessen. Das hat den Aufbau des Patientenportals erleichtert“, so Zetaic.

„Leider ist vom Gesetzgeber Interoperabilität nicht gut durchdacht worden bei der Einführung eines Patientenportals“, so Gehrmann. Jede Klinik einer Region werde also ihr eigenes Konzept mit eigenen Dienstleistern verwirklichen – mit jeweils unterschiedlichem Fokus. Das führt dazu, dass Patienten zukünftig sich gegebenenfalls in einer Stadt bei verschiedenen Portalen anmelden müssen, wenn Sie die Portalleistungen nutzen möchten.

Das KRH-Klinikum kooperiert jedoch mit dem Städtischen Klinikum Braunschweig, die Ihr Patientenportal vom gleichen Anbieter haben. Beide profitieren vom Erfahrungsaustausch.

Erste Erfahrungen

Unwägbarkeiten und Hürden, die sich in der Pilotphase in Neustadt am Rübenberge zeigten, wurden behoben. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die damit arbeiten, werden stets eng eingebunden. Ihre Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge wurden gehört und ggf. ins laufende System eingearbeitet.

Die Kommunikation mit den Kolleginnen und Kollegen, die es anwenden werden, ist einer der wichtigsten Aspekte bei der Einführung des Portals. Wir dürfen sie nicht allein lassen und müssen immer ansprechbar sein“, so Gehrmann. Auch die Schulungsphase muss von den Verantwortlichen eng begleitet werden. „Wir waren immer eine Woche vor Ort präsent und ansprechbar bei der Einführung in den einzelnen Häusern“, so die Projektleiterin.  Wenn man die einzelnen Mitarbeiter mitnehmen möchte, müsse man vor Ort sein und im Gespräch zur Verfügung stehen, bestätigt Zetaic: „Man muss sich die Prozesse genau anschauen und Zuständigkeiten festlegen.“ 

Für Ankündigungen beispielsweise der Einführung eines Portals oder von Schulungsterminen dürfe man nicht nur einen einzigen Kommunikationsweg wählen: „Die Gefahr, dass so einige Kollegen nicht erreicht werden, weil sie keine Zeit hatten, die Mails zu lesen, ist zu hoch“, so Gehrmann weiter.  „Wir haben zusätzlich einen internen Blog erstellt, über das Intranet und an einem Infostand vor Ort informiert.“ Auch sollte der Zugang zur Schulungsplattform mit Videos so einfach wie möglich gehalten werden. Wenn sich Mitarbeiter mit zeitraubenden Log Ins befassen müssen, ist auch dies oft eine zu große Hürde.

Im KRH Klinikum wurden alle Fachbereiche mit ins Boot geholt. „Jeder Bereich hat seinen eigenen Fokus auf die Nutzung und die Notwendigkeiten des Portals. Auch IT-Mitarbeiter von m.doc hospitierten in den verschiedenen Abteilungen während der Pilotphase. So gewannen die IT-ler schnell Einblick in die Routinen und Abläufe der Bereiche und bekamen direktes Feedback von den Anwendern.

„Wir wollten bei der Verwirklichung unseres Patientenportals Silos aufbrechen und mit allen Bereichen schnittstellenübergreifend arbeiten“, sagt Gehrmann. Alle betreffenden Bereiche müssten sich mit Ihren praktischen Anforderungen einbringen können, Fokus waren hier die terminvergebenden Bereiche.

Unter den wenigen Kliniken in Deutschland, die bereits ein Patientenportal gestartet haben, haben große Krankenhäuser und Klinikketten die Nase vorn. Ist das auch kleinen Kliniken zu empfehlen? „Kleine Kliniken haben es sogar leichter, weil die Strukturen und Abläufe überschaubarer sind“, so Gehrmann. Ein Patientenportal in einem großen Klinikverbund zu installieren, sei ein äußerst komplexer Prozess.

Auch für Patienten kann es unvorhergesehene Unwägbarkeiten geben, auf die die Profis nicht immer gefasst sind: Auch wenn Fehler der App behoben werden, muss die App auf den Smartphones aktualisiert werden, um die neueste, verbesserte Fassung zu laden: Viele wissen gar nicht, wie das funktioniert. Auch Fragen der Schriftgröße und deren Anpassung können eine Hürde gerade für ältere Patienten sein. 

Nicht zu schnell in die Offensive

So richtig offensiv beworben und kommuniziert hat das KRH Klinikum sein Patientenportal noch nicht. „Bei einigen Bausteinen wollen wir noch schauen, wo es hakt und dort die Anwendung verbessern“, sagt Gehrmann. Wir wollen auch erst umsteigen auf die nächste Generation der Software.

„Das wird die größte Herausforderung“, sagt Zorica Zetaic mit ihrer Erfahrung in der Patienten-Administration. Im Rahmen der Digitalisierung allgemein und auch bei der Installation eines Patientenprotals bestehe immer die Gefahr, Mitarbeiter, die damit arbeiten sollen, mit zu engen Fristen in der Umsetzung zu frustrieren. „Wenn das System noch nicht ausgereift ist und noch an zu vielen Stellen hakt, dann gefährdet der entstehende Frust die Akzeptanz der Mitarbeiter und der Patienten.“

Katrin Rüter