Masken werden zu Mangelware, Medien berichten über Kliniken ohne Schutzausrüstung, gar von Diebstahl dieser Güter in manchen Häusern. Binnen kürzester Zeit wird ein Einkäufer- zum Lieferantenmarkt. Die Preise steigen zeitweise in unkontrollierbare Höhen, Lieferanten können nicht mehr liefern. Medizinische Masken mit gefälschten Zertifikaten Dann werden medizinische Schutzmasken und Desinfektionsmittel zum Massenprodukt, Discounter bieten FFP2-Masken zeitweise günstiger als der Einkauf im Krankenhaus und kaufen Märkte leer. Lieferengpässe, Vorauszahlungen, Hamsterkäufe: All diese Erfahrungen mussten die Einkaufs- und Logistikabteilungen der Krankenhäuser sowie alle betroffenen Fachabteilungen in den Häusern über die gesamte Pandemiezeit erleben.
Neben einer großen Anzahl an Herausforderungen, die auf die Bereiche Einkauf und Logistik in den unterschiedlichen Wellen der Pandemie zukamen bot die Krise jedoch auch jede Menge Chancen für diese Bereiche, um die Materialversorgung in den Häuser zu jeder Zeit sicherzustellen.
Einkauf und Logistik an den Alb Fils Kliniken während der Pandemiezeit
Der Einkauf der Alb Fils Kliniken hatte bereits sehr früh bei den ersten Anzeichen der Pandemie reagiert und die Bestände der Schutzausrüstung frühzeitig erhöht. Da die zukünftigen Lieferketten völlig unklar waren, wurden während der ersten Welle entschieden, die Reichweite der kompletten Lagerbestände zu erhöhen – die Luft im Zentrallager wurde regelrecht „dick“ da jeder verfügbarere Platz deckenhoch mit Ware vollgestellt wurde. Natürlich mussten auch wir erfahren, dass die Lieferanten aufgrund von Hamsterkäufen aller ihrer Kunden kontingentieren mussten. Der Fokus in den Alb Fils Kliniken wurde hierbei dann auf die Erhöhung der Lagerbestände für Schutzausrüstung und kritische Artikel wie Beatmungszubehör gelegt.
Um eine bessere Übersicht über die kritischen Artikel zu bekommen, wurde ein Monitoring Tool zur Visualisierung der Bestände und Reichweiten der Schutzausrüstung erstellt. Mit diesem eigens entwickelten, auf Microsoft Excel basierenden Tool konnten Verbräuche der Artikelgruppen auf Basis des Verbrauchs der vergangenen Wochen und einer Annahme der Steigerung des Verbrauches im Krisenmodus berechnet und visualisiert sowie die erforderlichen Aktionen abgeleitet werden.
Tabelle Bestände Schutzausrüstung
Bedingt durch die Materialknappheit durch die erhöhte Nachfrage und globalen Rohstoffmangel, zusätzlich erschwert durch sehr limitierte Transportmöglichkeiten, mussten Alternativen geprüft, bewertet und entschieden werden.
Da die bestehenden Hauptlieferanten oftmals nicht lieferfähig waren, musste auf alternative Lieferanten ausgewichen werden. Völlig neue Lieferanten auch aus anderen Branchen erweiterten den Markt. Die Beschaffung von zum Teil in der Textilindustrie genähten Mehrwegmasken, Wiederaufbereitung von FFP-Masken sowie Beschaffungen beim neuen Händler „um die Ecke“ waren Themen, die während der ersten Phase auf der Tagesordnung standen.
Da der Schiffsverkehr unter anderem aus China fast völlig zum Erliegen kam, musste alternativ auf teure Luftfracht ausgewichen werden. Leider brachten die zentral organisierten Beschaffungen des Bundes und der Länder nicht die erhoffte Entspannung in der Materialknappheit.
Parallel musste der Medizintechnik-Gerätepark erweitert werden. So musste die komplette Ausrüstung für das neue, eigens für die Pandemie eingerichtete Fieberzelt beschafft werden, ein separater Sauerstofftank und verschiedene Leihgeräte (Dialyse, Patientenüberwachung, Sauerstoffflaschen und Transporteinheiten etc.) mussten angemietet bzw. beschafft werden. Aber auch hier wurden die relativ schnell Grenzen erreicht, da die meisten Krankenhäuser ähnliche Anfragen an dieselben Firmen der Industrie hatten.
Ein wichtiger Aspekt zur Lösung der Materialknappheit war die Verwendung alternativer Beschaffungswege. So konnten die Alb Fils Kliniken exemplarisch zwar zusätzliche Sauerstoffflaschen für das neu eingerichtete Fieberzelt bekommen, jedoch waren für diese Flaschen keine Halterungen auf dem Markt verfügbar. So wurde eine Schreinerei aus dem Umkreis beauftragt, Halterungen für diese Flaschen aus Holz zu bauen.
Ein wichtiger Aspekt zur Lösung der Materialknappheit war die Verwendung alternativer Beschaffungswege. So konnte die Alb Fils Kliniken exemplarisch zwar zusätzliche Sauerstoffflaschen für das neu eingerichtete Fieberzelt bekommen, jedoch waren für diese Flaschen keine Halterungen auf dem Markt verfügbar. So wurde eine Schreinerei aus dem Umkreis beauftragt, Halterungen für diese Flaschen aus Holz zu bauen.
Mit Ausnahmegenehmigung wurde Desinfektionsmittel in der krankenhauseigenen Apotheke hergestellt. Auch hier war die Materialknappheit auf dem Markt deutlich zu spüren: Der erforderliche Alkohol war nicht verfügbar und so wurde dieser von einem Naturheilmittellieferanten sowie von einer Brennerei aus dem Umkreis beschafft und geliefert. Die Behälter für das Desinfektionsmittel waren ebenso nicht mehr verfügbar. Gebrauchte Flaschen mussten gesammelt und mittels einer eigens hierfür erstellten und validierten Prozedur in der Zentralsterilisation aufbereitet werden.
Die Aktivitäten des Einkaufes an den Alb Fils Kliniken und die funktionierenden und zum Teil neuen Lieferketten ermöglichten es, den Partner- und Rehakliniken, Alten- und Pflegeheimen, Feuerwehren, Rettungsdiensten und Arztpraxen im Landkreis Schutzausrüstung über die Alb Fils Kliniken zu beschaffen. So wurden 150 000 FFP-Masken, 190 000 OP-Masken, 27 000 Schutzbrillen und 1,7 Mio. Handschuhe für die Organisationen im Landkreis beschafft. Mit einer aufwendigen Aktion wurde dieser riesige Warenumschlag umgesetzt. Fotos: R.
Die Entwicklung in Bezug auf Schutzausrüstung
Durch die verschiedenen Wellen der Pandemiezeit gab es in Bezug auf Mengen- und Preisentwicklung Effekte, die jeder erfahrene Einkäufer ein Jahr zuvor noch für unmöglich gehalten hatte. Jedoch wurde man relativ schnell eines Besseren belehrt, auch dass man auf Preiserhöhungen nur noch reaktiv arbeiten kann und der strategische Einkäufer auf „Kurzarbeit“ geschickt werden konnte.
Exemplarisch seien hier die Preis- und Mengenentwicklung im Bereich der FFP2 Masken aufgezeigt:
Parallel musste der Medizintechnik-Gerätepark erweitert werden. So musste die komplette Ausrüstung für das neue, eigens für die Pandemie eingerichtete Fieberzelt beschafft werden, ein separater Sauerstofftank und verschiedene Leihgeräte (Dialyse, Patientenüberwachung, Sauerstoffflaschen und Transporteinheiten etc.) mussten angemietet bzw. beschafft werden. Aber auch hier wurden die relativ schnell Grenzen erreicht, da die meisten Krankenhäuser ähnliche Anfragen an dieselben Firmen der Industrie hatten.
Ein wichtiger Aspekt zur Lösung der Materialknappheit war die Verwendung alternativer Beschaffungswege. So konnten die Alb Fils Kliniken exemplarisch zwar zusätzliche Sauerstoffflaschen für das neu eingerichtete Fieberzelt bekommen, jedoch waren für diese Flaschen keine Halterungen auf dem Markt verfügbar. So wurde eine Schreinerei aus dem Umkreis beauftragt, Halterungen für diese Flaschen aus Holz zu bauen.
Lessons learned: Was wird bleiben?
Mit den multiplen Herausforderungen der Krise hat sich der Stellenwert des Einkaufes in den Krankenhäusern wesentlich verändert. War zuvor eine Materialversorgung zu jeder Zeit gefühlt „ohne größeren Aufwand“ sichergestellt, so ist speziell in Pandemiezeiten hieraus ein Kraftakt geworden, der an Bedeutung gewonnen hat. Die gesamte Lieferkette mit verlässlichen Lieferanten hat eine wesentlich höhere Brisanz erhalten.
Märkte, politische Entwicklungen sowie Ereignisse (wie zum Beispiel die Havarie der „Ever Given“ im Suezkanal) müssen genauer beobachtet und Handlungen entsprechend frühzeitig und flexibel davon abgeleitet werden.
Local Sourcing wie etwa Masken „Made in Germany“ mit kurzfristigen und flexiblen Lieferketten hat an Bedeutung gewonnen. Es bleibt nur zu hoffen, dass der deutsche Krankenhausmarkt sich dieses auch weiterhin leisten kann. Nicht ohne Grund gab es in der Vergangenheit eine Verschiebung der Hersteller dieser Produkte in Richtung Niedriglohnländer.
Verstummt sind auch die Befürworter der Just in Time Lieferung – im Gegenteil: Die Kliniken haben in der Krise gelernt, dass der gute alte Lagerbestand wichtiger Materialien überlebenswichtig ist. So sind vielerorts zentral oder dezentral Pandemielager eingerichtet worden. Man muss sich aber auch darüber im Klaren sein, dass diese Lager bewirtschaftet werden müssen: Viele werden sich an die „alten Zeiten“ erinnern, in denen aus Katastrophenlager tonnenweise abgelaufene Verbandsstoffe etc. entsorgt werden mussten. Ein gutes und durchdachtes Konzept kann hier mittelfristig aus Sicht der Wirtschaftlichkeit und Versorgungssicherheit einen großen Mehrwert bieten.
Ralf Bannwarth, Leiter Geschäftsbereich Einkauf und Medizintechnik, Alb Fils Kliniken und Mitglied der Arbeitsgruppe Beschaffung, Klinikenservice und Logistik im QuMiK-Klinikverbund
QuMiK AG Beschaffung, Klinikenservice und Logistik
Die Arbeitsgruppe Beschaffung, Klinikenservice und Logistik wurde 2014 im QuMiK-Klinikverbund gegründet und setzt sich aus leitenden Mitarbeitern der Bereiche Beschaffung, Klinikenservice und Logistik zusammen. Seit Beginn der Pandemie tauscht sich die Arbeitsgruppe intensiv zur Corona-Lage aus. Insbesondere stehen dazu die Themen Versorgungssicherheit, Notfall-Lagen, Beschaffungsprozesse, Lagermanagement, Lieferantenstrategie und Einsatz regionaler Anbieter sowie Produktqualität im Fokus der Beratungen.